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/ AEMail 2.40 / AEMail v2.40.iso / arexx / db2abk.readme < prev    next >
Text File  |  1998-09-25  |  3KB  |  69 lines
  1. Name: DB2ABK.aem
  2.  
  3. TO BE USED BY REGISTERED USER'S ONLY
  4.  
  5. This ARexx script is used to take email addresses stored in a data base and
  6. add them to a group in your AEMail address book.  It is designed to work 
  7. with a data base created by Final Data by Softwood.
  8.  
  9. To use this script without modifications you will need to have a field in
  10. the database with a NAME = "email".
  11.  
  12.                              HOW TO IMPLEMENT
  13.                              ----------------
  14.  
  15. This script is probably best placed in your REXX:  directory.  Before
  16. starting the script you will have to have a database defined in Final Data
  17. containing the email data you want to add to the address book.  The field
  18. name must be named "email".  You can use a different name if you modify
  19. 'email' in line 58 of the script to the name you use in your database.
  20.  
  21. Final Data is executed using the statement in line 44:
  22.  
  23.     ADDRESS COMMAND "Run >NIL: FinalData:FinalData"
  24.  
  25. The standard installation of Final Data does not provide a FinalData:
  26. assign.  You will have to add this to your User-startup yourself or change
  27. the above line in your script to the full path name of where Final Data is
  28. located.
  29.  
  30.  
  31.                                 HOW TO USE
  32.                                 ----------
  33.  
  34. When the script is called it will ask you to supply the name for the
  35. Address Book Group that you want to add the email addresses to.  It will do
  36. this by displaying a listview of all of the groups in your address book
  37. with the title "Select the Group Wanted".  You can click on the group you
  38. want to add the address to.  It will appear in the string gadget below the
  39. list view.  Click on [OK] or press RETURN to accept this group.
  40.  
  41. If you want to create a new group, you can modify the nickname in the
  42. string gadget and the description name.  After ckicking on [OK] you will be
  43. asked if you want to create it, enter a new name, or cancel.  If you wish
  44. to create it, the group will be created when the first email address is
  45. processed.  You will be immediately prompted, however, for the Group
  46. Description (it will default to the description you entered in the list
  47. view string gadget) and if you want to set the Send Header Only flag when
  48. the group is created.  If you want quotes surrounding the group
  49. description, they should be entered with the group description string.
  50.  
  51. If the nickname is already used for an individual, you will be given an
  52. opportunity to reentering the nickname or cancelling.
  53.  
  54. If you cancel the "Select the Group Wanted" requester or one of the error
  55. notifications, you will exit from the script and will have to restart it.
  56.  
  57. The next thing the script will do is load Final Data if it is not already
  58. loaded.  You will then be asked to open a database by Final Data.  This
  59. database must already have been created.
  60.  
  61. The script will then look for the field in each selected record in the
  62. database with a column heading of 'email'.  The data from this field will 
  63. then be added to the selected group in the address book.
  64.  
  65. When you exit from the script, Final Data will be terminated.  It will ask
  66. you if you want to save the changes to the database that you have made.
  67. Reply appropriately.
  68.  
  69.